Tietosuojailmoitus

Tieteellisen tutkimuksen tietosuojailmoitus
EU:n tietosuoja-asetus (EU 2016/679), art. 12, 13, 14

1. Rekisterinpitäjä

Oulun Yliopisto, Jokapaikan Tietotekniikan tutkimusryhmä
Osoite: Pentti Kaiteran katu 1, 90570 Oulu

2. Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa

Nimi: Aku Visuri
Osoite: TS369, Tietotalo, Oulun Yliopisto, Pentti Kaiteran katu 1, 90570 Oulu
Puhelinnumero: +358404851190
Sähköpostiosoite: aku.visuri@oulu.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Nimi: Oulun yliopiston tietosuojavastaava
Osoite: Oulun Yliopisto 90570
Sähköpostiosoite: dpo@oulu.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tieteellinen tutkimus. Tutkimuksessa selvitetään mahdollisten tutkimukseen osallistujien taustatietoja. Hankkeessa toteutetaan kysely kaikilta tutkimukseen kiinnostuneilta. Kyseessä on tieteelliseen tarkoitukseen tehtävä kertaluontoinen kysely.

Kysely toteutetaan Ninja Forms-ohjelmistolla ja vastaajat täyttävät kyselyn internetissä. Aineistonkeruu tapahtuu vuoden 2020 aikana. Vastaajat rekrytoidaan avoimella haulla.

Tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista, ja tutkittavia informoidaan etukäteen tutkimukseen osallistumiseen ja aineiston käsittelyyn liittyvistä seikoista. Kerromme myös vastaajille hankkeen kotisivun mistä he voivat seurata tutkimuksen kulkua, ja että heillä on mahdollisuus kysyä lisätietoa tutkimuksesta tutkijaryhmältä. Vastaaja voi halutessaan keskeyttää tutkimuksen.

5. Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako (poista, jos kyseessä ei ole yhteistyöhanke)

Kyselyn toteuttaa Oulun yliopiston tutkimusryhmä. Kysely on osa ICON -tutkimusprojektia. Vain Oulun Yliopiston tutkimusryhmällä on pääsy aineistoon.

Kaikki tähän tutkimukseen liittyvät pyynnöt (mukaan lukien tietosuoja-asetuksen III luvussa tarkoitetut rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt) toimitetaan tutkimuksen vastuulliselle johtajalle:

Oulun Yliopisto
Nimi: Simo Hosio
Osoite: Pentti Kaiteran katu 1, 90570 Oulu
Sähköpostiosoite: simo.hosio@oulu.fi

6. Tutkimuksen vastuullinen johtaja tai siitä vastaava ryhmä

ICON -tutkimusprojektin Oulun ryhmä
Simo Hosio, Aku Visuri

8. Tutkimuksen nimi, luonne ja kestoaika

Tutkimuksen nimi: Kipuriihi

☒Kertatutkimus
☐Seurantatutkimus

Tutkimuksen kestoaika (kuinka kauan henkilötietoja käsitellään):
1.6.2020–31.12.2023, jonka jälkeen tunnisteellinen aineisto tuhotaan ja anonymisoitu aineisto arkistoidaan Tietoarkistoon.

9. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6 kohta 1 sekä tietosuojalaki 4 § (valitse yksi peruste kuhunkin käyttötarkoitukseen):
☐ Tutkittavan suostumus
☐ Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

säädökset:
☐ Yleistä etua koskeva tehtävä/rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö
☒ Tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi
☐ Tutkimusaineistojen ja kulttuuriperintöaineistojen arkistointi
☐ Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen

mikä oikeutettu etu on kyseessä:
☐ Muu, mikä:

10. Arkaluonteiset henkilötiedot (erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot ja rikostiedot)

☒ Tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja

Tutkimuksessa käsitellään seuraavia arkaluonteisia henkilötietoja:
☐  Rotu tai etninen alkuperä
☐  Poliittiset mielipiteet
☐  Uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
☐  Ammattiliiton jäsenyys
☐  Geneettiset tiedot
☐  Biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten
☐  Terveystiedot
☐  Luonnollisen henkilön seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen

Tutkimuksessa käsitellään rikostuomiota tai rikkomuksia koskevia tietoja:
☒ Ei
☐ Kyllä

Arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 9 (erityiset henkilötietoryhmät) ja 10 (rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvät tiedot) sekä tietosuojalaki 6 ja 7 §:t:
☐ Rekisteröidyn suostumus
☐ Käsittely koskee henkilötietoja, jotka rekisteröity on nimenomaisesti saattanut julkisiksi;
☒ Yleistä etua koskeva tieteellinen tai historiallinen tutkimus, tilastointi tai julkisen vallan käyttö
☐ Käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten

11. Tutkimusrekisterin tietosisältö

Kerättäviä henkilötietoja ovat sukupuoli, syntymävuosi, sekä aiemmat tiedot henkilön selkäkivuista.

12. Henkilötietojen tietolähteet

Mahdollisia tutkimukseen osallistujia lähestytään eri keskustelupalstojen ja sähköpostilistojen kautta. Loput henkilötiedoista vastaajat antavat itse kyselylomakkeessa (mm. sukupuoli ja ikäryhmä).

13. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen tutkimusryhmän ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä tutkimusryhmän ulkopuolelle tutkimuksen aikana. Anonymisoitu aineisto luovutetaan Tietoarkistoon tutkimuksen päätyttyä.

14. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle

Siirretäänkö rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle:
☒ Ei
☐ Kyllä, mihin:

15. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

16. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietosuojasta pidetään huolta. Vastaajien sähköpostiosoitteita ja vastauksia ei yhdistetä missään vaiheessa tutkimusta. Sähköpostiosoitelistoja (yliopistojen henkilökunta ja kunnallisvaltuutetut) säilytetään vain aineistonkeruun ajan.

Manuaalisen aineiston suojaaminen: ei sisällä manuaalista aineistoa

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:
☒ käyttäjätunnus
☒ salasana
☐ kaksivaiheinen käyttäjän tunnistus (MFA)
☐ pääsynhallinta verkko-osoitteiden avulla (IP-osoitteet)
☐ käytön rekisteröinti (lokitietojen kerääminen)
☐ kulunvalvonta
☐ muu, mikä:

Suorien tunnistetietojen käsittely:
☒ Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa
☐ Aineisto on pseudonymisoitu)
☐ Aineisto analysoidaan suorin tunnistetiedoin, koska (peruste suorien tunnistetietojen säilyttämiselle):

Tietojen suojaus tietojen siirroissa:
☒ tiedonsiirron salaus: Aineisoa käsitellään anonyymisti kaikissa vaiheissa. Ninja Forms-järjestelmässä vastauksia ei yhdistetä tunnisteisiin missään vaiheessa.
☒ tiedoston salaus: Aineistoa säilytetään käyttäjätunnusten takana Ninja Forms-järjestelmässä, sekä yliopiston pilvipalvelun verkkolevyllä takana. Aineisto on vain hankkeen tutkijoiden käytössä.
☐ muu, mikä:

17. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

☐ Tutkimusrekisteri hävitetään
☒ Tutkimusrekisteri arkistoidaan anonymisoituna ilman tunnistetietoja
☐ Tutkimusrekisteri arkistoidaan tunnistetiedoin

Mihin aineisto arkistoidaan ja miten pitkäksi aikaa:
Tutkimuksen toteutuksen jälkeen vuonna 2023 tunnisteeton aineisto arkistoidaan.

18. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden mahdollinen rajoittaminen

Joudumme tutkimuksellisista syistä mahdollisesti rajoittamaan seuraavia oikeuksia:

Rekisteröidyllä on, ellei tietosuojalainsäädännöstä muuta johdu:

  • Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy henkilötietoihin)
    • Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen
    • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan.
  • Oikeus tietojen poistamiseen
    • Rekisteröidyllä on poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua rekisterinpitäjän rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi).
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
    • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
  • Vastustamisoikeus
    • Henkilöllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
    • Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Syyt rajoittamiselle: Aineistonkeruun aikana kyselyyn osallistuvalla on oikeus olla osallistumatta tutkimukseen ja pyytää tunnistetietojen, nimen ja sähköpostiosoitteen poistamista Ninja Forms- kyselyjärjestelmästä. Tällöin sähköpostiosoite ja vastaustiedot tuhotaan. Emme käsittele missään tutkimuksen vaiheessa kyselyvastauksia yhdistettynä vastaajan nimeen tai sähköpostiosoitteeseen, vaan vastaukset tallentuvat järjestelmään ilman tunnistetietoja anonyymisti. Tämän vuoksi yksittäisen vastaajan tietoja ei voida selvittää hänelle myöhemmässä vaiheessa.

  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
    • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa pyynnöissä noudatetaan rekisterinpitäjän tietopyyntöprosessia.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *